Nuestro propósito diario cuando hablamos de gestión del tiempo es poder finalizar todo lo que teníamos planeado para ese día. Sólo son 24 horas de las que al menos 1/3 ya las hemos usado en dormir.
Si viviéramos en el mundo ideal, no habría factores internos y externos que de algún modo u otro pudieran alterar nuestra actividad diaria, pero ya sabemos que esto no es así.
Vamos a analizar algunos de esos factores y en qué medida podemos evitar que nos afecten en nuestro cumplimiento diario.
El uso del email en el trabajo agiliza las comunicaciones, permite que estemos actualizados y en general se le puede sacar mucho partido, pero su capacidad para hacernos perder el foco hace que tengamos que controlarlo debidamente.
Hay dos elementos que tienen parte de esa culpa:
Existen medidas para prevenir esta pérdida de tiempo, como pueden ser reunir tus cuentas de correo en una misma bandeja de entrada, mantener limpia esta bandeja, no dejar abierta la ventana del correo o dedicar puntos concretos del día para revisar el correo.
Esto en cuanto al receptor, pero ¿qué pasa con la persona que envía los mensajes?
No enviar varios emails si puedes unificarlos todos en uno, considerar la necesidad de enviar ese email o dejar de usar este medio para justificar que se está trabajando, por ejemplo.
La gestión del tiempo también incluye el uso que le damos al teléfono en el trabajo.
Con la llegada de los smartphones se ha creado un dispositivo capaz de acaparar nuestra atención las 24 horas del día y eso en el puesto de trabajo resulta bastante perjudicial.
Notificaciones de redes sociales o avisos de actualizaciones y sms pueden consumir nuestro tiempo, así como llamadas continuas al teléfono del trabajo o largas conversaciones que se extienden más allá de lo estrictamente necesario.
Todos esas acciones nos desconcentran y nos hacen perder el foco en lo que estábamos haciendo.
Como todo en esta vida (o casi todo), esto tiene solución:
¿Qué hace a una reunión ser ineficaz y una máquina de robar el tiempo?
Que carezca de un objetivo concreto, que se toquen temas que no estaban en la orden del día, que los asistentes no se hayan preparado su tema, que esa reunión se prolongue sin justificación y debido a ello se pierda atención en lo que se dice o que no hayan quedado claras las ideas y acciones a tomar.
Las soluciones para todos esos problemas serían justamente las opuestas: tener objetivos, puntualidad, establecer roles y turnos de palabra, preparar los temas a tratar, etc.
Una de las metodologías más ágiles para hacer las reuniones más eficaces es utilizar SCRUM.
¿De qué forma nos puede ayudar? Con este proceso se aplican buenas prácticas para trabajar en equipo y obtener el mejor resultado posible de un proyecto.
Aplicado a las reuniones se podría decir que todo el mundo lleva los deberes hechos y en menos de 15 minutos estas fuera.
El uso de Internet y las Redes Sociales no está exento de problemática dentro de las organizaciones.
¿Es ilegal acceder a páginas no corporativas o no necesarias para tu actividad diaria? ¿Cuánto tiempo pasamos viendo nuestras Redes Sociales cuando podemos estar dedicados a nuestro trabajo?
A nadie le sorprende que empieces viendo las notificaciones de tu Facebook nada más entrar (sólo son 5 minutos) y ya lleves media hora sin darte cuenta.
Si sabes gestionar bien el tiempo estableciendo unos límites para el uso de Internet, puedes hasta beneficiarte de su uso:
Postergación, posposición, dejar para otro momento, llámalo como quieras, pero al final se te acabarán acumulando las tareas y, lo que es peor, no acabas ninguna.
No se sabe si es incomodidad o inseguridad que tiene el individuo al realizar esas acciones, lo que está claro es que las deja apartadas temporalmente.
¿Cómo podemos enfrentarnos a la procrastinación?
Planificar, planificar, planificar, no me canso de repetirlo, así mejoras el tiempo de ejecución de tus tareas.
Provéete de todos los recursos necesarios para llevar a cabo tus actividades programadas, no dejes lugar a la improvisación.
Las listas siempre han funcionado. Úsalas.
Prioriza tus tareas en función de la importancia de las mismas, dejando las más irrelevantes para lo último.
Confiar en ti mismo.
La multitarea no impulsa la productividad, ni mucho menos la calidad, pero sigue siendo una de las variables que más influyen en la satisfacción laboral.
Si eres de los que mucho abarca y poco aprieta, aquí tienes unos consejos para no llegar a ser un multitarea:
Ojo que ser multitarea no está del todo reñido con la gestión del tiempo, pero por lo general no es algo que se recomiende, ya que suele pasar que la gente se disperse con tanto tema.
Una técnica que concentra todas estas recomendaciones es la técnica Pomodoro, cuya aplicación ha demostrado que aumenta la concentración y lucha contra la procrastinación de manera muy efectiva.
Organizar el tiempo en la oficina también incluye tener un control sobre las interrupciones provocadas por los compañeros.
¿De qué forma nos suelen interrumpir nuestros colegas de sala? Desde llamadas de teléfono, mensaje al móvil, uso de mensajería instantánea, pausas para el cigarro o los que van a tu mesa a pedirte algo y al final acabas hablando de cualquier otra cosa.
Las soluciones a estas interrupciones son comunes a apartados anteriores: abre las aplicaciones necesarias en tu ordenador, silencia notificaciones, el móvil, piensa en la opción del teletrabajo o llegados a un punto aprende a decir que no.
El fin es evitar ser molestados constantemente en nuestra labor y así perder concentración.
Para saber diferenciar con exactitud lo urgente de lo importante, vamos a aplicar el modelo de Stephen Covey basado en 4 cuadrantes para definir una serie de hábitos comunes:
Fatiga, falta de sueño, estrés, dolor cervical, todo esto y mucho más son síntomas de que algo no funciona bien en nuestro puesto de trabajo.
Pequeños trastornos que pueden derivan en enfermedades crónicas.
Algunos de estos factores pueden provocar siniestralidad laboral, pérdida de tiempo, disminución de la productividad o aumento de gastos entre otros.
Es importante detectar estos problemas para poner soluciones tempranas, pues no atajarlos a tiempo supondría descensos acusados en la productividad (hasta del 50%), descenso de la calidad en el trabajo e incluso insatisfacción de los clientes.
Nuestros compañeros también se verían afectados por nuestro estado de salud y el absentismo comenzaría a hacer acto de presencia.
Para finalizar, podríamos resumir que la gestión del tiempo depende sobre todo del uso que le damos a las nuevas tecnologías como el correo electrónico o los smartphones, la organización de nuestra actividad laboral diaria y nuestro estado físico y mental.
