Gestión del cambio en las empresas

Saber manejar el cambio

Las personas, por lo general, están acostumbradas a que las cosas no se salgan de su cauce, a permanecer en la zona de confort y que no las saquen de ahí.

Tener el control sobre lo que haces, casi de manera automática, proporciona seguridad.

Lo mismo ocurre al analizar el ciclo de vida de los mercados. Las empresas se mantienen en estado rutinario hasta que llega un nuevo participante y rompe por completo las reglas del juego.

El siguiente paso del ciclo sería que todos los demás participantes se fueran adaptando paulatinamente a esta nueva regla y volvieran otra vez a ese estado latente.

Desde hace unos años, los mercados están en constante evolución que requiere que las empresas estén abiertas a cumplir con esas exigencias y garanticen la satisfacción de los consumidores.

Es por esto que surge la necesidad de que tanto la dirección, la organización y el conjunto de los trabajadores entiendan ese impulso irresistible que hace que las causas obren en cierto sentido y dirijan sus esfuerzos hacia su consecución.

Aunque dentro de las organizaciones se es consciente de las transformaciones en los modelos productivos, muchas empresas siguen manteniendo estructuras tradicionales que impiden esa adaptación al cambio.

La necesidad y la gestión del cambio consiste en saber aprovechar las transformaciones del contexto que permitan fortalecer las relaciones con los públicos objetivos.

Las empresas, directivos y trabajadores deben estar abiertas al cambio, ser flexibles y tener la capacidad para anticiparse y así poder estar a la cabeza del progreso y la evolución.

Se puede considerar que la gestión del cambio es el proceso de transformación de una organización constituido a nivel estratégico, cultural y organizacional y dirigido a llevar a la empresa hacia un nuevo estadio competitivo.

Gestión del cambio: factores y organizaciones

El cambio se produce por la interacción de factores internos y externos.

• Factores internos: son todas aquellas que se originan en el interior de las organizaciones.
• Factores externos: aquellas que no proceden de la propia empresa, pero que necesariamente provocan cambios internos. Por ejemplo los decretos gubernamentales, normas de calidad, etc.

¿Cuáles son los factores que provocan esa necesidad de cambio en las empresas?

• Contexto competitivo: es el propio entorno en el que se mueven las empresas el que provoca que se apueste por la innovación y el cambio. Un claro ejemplo es la entrada de nuevos competidores al mercado.
• Necesidad de un trabajador digitalizado: en las organizaciones suelen cohabitar dos generaciones diferentes entre sí, pero con una necesidad común: conciliar su vida laboral y personal. Si se consigue este objetivo, los trabajadores quedarán más comprometidos con la empresa, lo que permitirá consolidar un equipo humano más productivo.
• Innovaciones tecnológicas: apostar por las nuevas tecnologías es la manera más inmediata de disfrutar de una ventaja competitiva. Esto se podría englobar dentro del proceso de Transformación Digital de una empresa, que a pesar de que el peso debe recaer sobre las personas, no se debe dejar de lado las nuevas tendencias tecnológicas que facilitarán muchos procesos.
• Motivar y atraer talento: incorporar culturas de trabajo novedosas permitirá atraer más talento a las empresas. Se empieza a valorar más la eficiencia y la productividad sobre el presencialismo tan arraigado en nuestra cultura empresarial.

Existen otros factores que, en menor medida, son factores causantes del cambio:

• Grietas en el desempeño: no alcanzar objetivos ni satisfacer necesidades que puedan surgir puede ser un motivo para el cambio.
• Identificación de oportunidades: con el objetivo de mejorar su competitividad, las empresas deben buscar nuevas oportunidades que surjan en el mercado y reaccionar de manera adecuada a las mismas.
• Leyes gubernamentales: los cambios en las leyes gubernamentales pueden impactar en la forma en que una organización trabaja.
• Cambio por la propia búsqueda del cambio: muchas veces se intenta forzar una evolución a fin de demostrar que se está haciendo algo.
• Fusiones y adquisiciones: en estas situaciones se hace imprescindible hacer a los trabajadores partícipes del cambio para disminuir el grado de incertidumbre y así entiendan lo que está pasando.

Los cambios en las empresas no pueden ser temporales y aislados, debe integrarse en la organización una nueva cultura que conlleve una nueva forma de hacer las cosas.

El objetivo de hacer un cambio es sacar el máximo beneficio y colocarse a la cabeza de la innovación.

Entonces, ¿qué elementos pueden cambiar las empresas sobre su forma de trabajar?

• Misión, visión y estrategia: la organización debe hacerse preguntas estrechamente relacionadas sobre su actividad o su imagen y la respuesta a las mismas debe ser la guía sobre la que se hagan esos cambios.
• Tecnología: introducir nuevas tecnologías sobre los procesos, servicios y flujos de trabajo y formar a los trabajadores en las mismas, hará más eficiente la productividad empresarial.
• Comportamiento de los trabajadores: los trabajadores deben ser partícipes del cambio y necesitan ser conscientes de su aportación al proceso productivo de la empresa.
• Diseño de tareas: el modelo de trabajo para la resolución de tareas puede ser modificado con nuevos procedimientos y métodos que permitan mejorar la eficiencia y la productividad de la organización.
• La estructura organizacional: modificar el modelo estructural de la empresa puede ser una innovación necesaria para adaptarse al contexto competitivo en el que se mueve la misma.

La cultura organizacional: la cultura de la empresa, estilos de gestión y liderazgo deben evolucionar hacia la búsqueda de la eficiencia.

Gestión del cambio: fases, estrategias, herramientas y claves

El cambio es una parte vital de las organizaciones y saber gestionarlo mejorará la transición a la hora de facilitar los procesos o la calidad de vida de sus trabajadores.

A continuación, podemos ver las fases en que se divide el proceso de gestión del cambio.

1. ¿Cuándo es hora de cambiar? Existen momentos de crisis sobre los que deben replantearse los dogmas de una empresa:
   1. Estrategia: cuando se identifican estrategias novedosas que ponen en riesgo la posición competitiva de la empresa.
   2. Operaciones: cuando se detectan problemas de productividad y de la propia manera de hacer de la empresa.
   3. Resultados: cuando los datos obtenidos se alejan de los resultados esperados.
   4. Liquidez: problemas relacionados con la tesorería de la empresa.
2. Diagnostica la situación actual: antes, durante y después de cualquier proceso de cambio necesitas tener en mente cual es la cultura de tu organización. Para esto es necesario estudiar ciertos datos objetivos que te describan dónde te encuentras, así una vez conocido esto, sabrás hacia dónde orientar tu empresa.
3. Planifica las acciones: aquí se planean las mejores medidas para llegar a la nueva visión de la empresa. Definir bien los objetivos del cambio o implementar un plan de comunicación para hacer partícipes a los empleados son algunas de las acciones a realizar.
4. Implanta el cambio: para propagar el cambio de forma más natural, es ideal la creación de equipos de trabajo completamente sumergidos en la nueva estructura empresarial, identificando a las personas más capaces para transmitir ese cambio a sus equipos.
5. Evalúa el cambio: cuando se implementan nuevas medidas, cambios en este caso, es imprescindible medir y hacer un seguimiento de los indicadores clave.

A la hora de planificar una estrategia de cambio, es necesario identificar 3 niveles en tu empresa: estrategias culturales, organizativas y operativas.

• Estrategias culturales: conjunto de estrategias que engloban una serie de medidas encaminadas a la creación de una cultura operativa determinada. Es necesario entender qué necesita  tu organización y cuál es el objetivo a alcanzar y para ello hay que darle mayor responsabilidad a los líderes dentro de la empresa.
• Estrategias organizativas: aquí se deben detectar las diferentes lógicas de trabajo en tu empresa con el objetivo de adaptarse a la nueva cultura organizativa. Se debe valorar incentivar la autonomía de tus empleados y de tus equipos de trabajo, así como ser capaz de detectar aquella cultura organizativa que te impide desarrollar los nuevos cambios.
• Estrategias operativas: este nivel está centrado en las acciones específicas que debes planificar e implementar en tu organización para poder avanzar, eliminando aquellas estructuras y dinámicas que no aporten un valor añadido. Hay que rediseñar un nuevo plan operativo donde se explique el nuevo modelo a seguir y que vaya acorde a los recursos disponibles.

Finalmente, hay unas claves que podemos seguir para la gestión del cambio recogidas en el libro “Leading Change” de John Kotter.

1. Crea un sentido de urgencia: para que los cambios tengan éxito, tienen que venir respaldados por la empresa y para conseguir ese respaldo y la motivación necesaria se recomienda crear un sentido de urgencia sobre la necesidad de cambio.
2. Establece una coalición poderosa de apoyo: lidera el cambio y crea una coalición de gente que te ayude a convencer al resto.
3. Crea una visión para el cambio: dibuja una visión que te ayude a explicar todo el esfuerzo requerido, facilitando el entendimiento de hacia dónde se dirigen los esfuerzos.
4. Comunica esa visión y rodéate de gente: mantén presente la visión que quieres alcanzar en la mente de los trabajadores y rodéate de gente que cree en ese cambio.
5. Elimina obstáculos: deshazte de los obstáculos mediante la modificación de los sistemas, estructuras y dogmas que amenazan la consecución de tu visión.
6. Asegura triunfos a corto plazo: produce, evalúa y celebra los pequeños logros que se vayan consiguiendo en tu organización.
7. Moldea el cambio sobre sí mismo: utiliza la gestión del cambio para cambiar sistemas, políticas y estructuras que no se alineen con la nueva visión.

8. Institucionaliza el cambio: los valores detrás de la visión de cada organización deben aparecer en su día a día, incluye estos nuevos valores en la rutina de trabajo y características de la empresa.