Como ya sabéis, queda poco para acabar el año y muchas empresas aprovechan para hacer balance de lo que ha ocurrido y de lo que vendrá.
Entre las nuevas tendencias que se esperan para 2020, hoy os traemos lo que puede ir a la vanguardia en la administración de proyectos.
Antes de empezar, hay que recordar el concepto de KPI y de PMO para que algunos puntos estén claros cuando los desarrollemos.
Key Performance Indicator. Literalmente, es un indicador clave de rendimiento sobre el funcionamiento de nuestra empresa, departamento o proyecto.
Gracias a estos indicadores podemos saber si los objetivos establecidos se están cumpliendo o no siguen el ritmo que se esperaba.
Los KPIs siguen la regla SMART: específico, medible, alcanzable, relevante y tiempo determinado.
Pero, ¿por qué elementos está formado un KPI?
Definición: hay que describir de forma clara y concisa nuestro objetivo específico, de manera que todo el equipo lo entienda.
Fórmula de medición: decidir cómo vamos a medir ese indicador.
Unidades de medida: por lo general se suelen usar porcentajes, pero se puede incluir una cantidad de beneficios, por ejemplo llegar a vender servicios por 1 millón de €.
Periodicidad: cada cuanto vamos a medir los indicadores que hemos establecido. Para este caso resulta importante hacer una comparativa de tendencias en el mismo período del año anterior.
Responsable del proyecto.
Actividad o proyecto al que va vinculado este KPI.
Tipos de KPI hay muchos, dependerán del sector de actividad de la empresa, pero podemos tener los siguientes indicadores:
Ventas: orientados a convertir en ventas y facturar un determinado producto o servicio.
Retail: los indicadores orientados para el sector consumo y tiendas.
Financieros: los utilizados para la estrategia de crecimiento, aumento de beneficios o la optimización de activos.
Redes Sociales: cuando tienes una estrategia en estas plataformas, es importante medir KPIs como el número de interacciones, me gusta, retweet, compartidos, incremento de seguidores en un período, etc.
PMO es la Oficina de Gestión de Proyectos cuya misión es centralizar y coordinar la dirección y/o gestión de proyectos dentro de la empresa.
Los objetivos comunes en toda PMO es sacar adelante y con éxito la implementación de los proyectos, generando así valor económico de forma directa o indirecta.
Cuando esta área conecta directamente con la dirección de la empresa, es cuando se puede sacar el máximo rendimiento a los proyectos, de ahí su importancia.
Algunas de las funciones que lleva a cabo el PMO Manager, en este caso la persona que dirige este departamento, son las de definir estándares para llevar a cabo proyectos en la empresa.
También definirá los métodos de gestión y su implementación, en función de un análisis previo que tenga en cuenta puntos clave como riesgos, recursos, plazos y otros aspectos relacionados.
El primer punto nos habla de la interacción y comunicación constante que debe haber entre el equipo de personas que conforman el proyecto: la gerencia, el cliente, los subcontratistas y los grupos funcionales.
Una buena forma de mantener esa constancia en la comunicación es crear un calendario de eventos, donde se acuerden fechas de seguimiento del proyecto para que así los empleados que participen tengan la oportunidad de interactuar.
Es lógico que para que un proyecto salga bien, se tenga en plantilla a gente capacitada para dirigirlo.
Por eso, es indispensable capacitar a las personas para que comprendan la disciplina de administrar proyectos.
Si las empresas le dan la importancia que tiene a esta área y cuentan con programas de formación y capacitación, podrán atraer a grandes administradores a su organización.
Como os comentábamos en párrafos anteriores, estos KPIs nos servirán para obtener información procesable asociada al rendimiento de proyectos o programas.
Algunos consejos para establecer los KPIs son:
En general, el número global de PMO’s está aumentando de nuevo.
Hay datos que confirman que tener alineadas su Oficina de Administración de Proyectos con la estrategia de la empresa lleva a que más del 38% de los proyectos cumplan sus objetivos comerciales originales y que un 33% menos de proyectos se consideren fracasos.
Como se viene confirmando en la mayoría de estudios, las personas son y serán el principal activo de las empresas.
Administrar e invertir en sus empleados es una ardua tarea a la que se enfrentan las empresas, pero tener una buena planificación puede ayudar bastante.
Algunos de los consejos para conseguir esto puede ser tener un repositorio centralizado para todos los planes de recursos, accesible a todos los interesados.
Crear un catálogo de habilidades para que los recursos correctos estén disponibles cuando se requieran.
Pronosticar la necesidad de recursos a lo largo del ciclo de vida del proyecto, no sólo a partir de la adjudicación del mismo.
Proporcionar los recursos necesarios o usar un sistema ERP basado en proyectos también pueden ser bastante útiles.
Aquí puedes ver el proceso que seguimos nosotros para la administración de proyectos en los que trabajamos.
