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Rendimiento laboral y procesos de mejora

15 noviembre 2017 · empresa productividad rendimiento
rendimiento laboral

El rendimiento laboral, según la RAE, es la relación existente entre lo producido y los medios empleados, tales como mano de obra, materiales, etc.

 

Aplicando este concepto a la empresa, la productividad vendría determinada por el rendimiento laboral, que es la relación entre los objetivos y el tiempo que se ha necesitado para lograrlos.

Cada vez que hablamos de productividad en el trabajo, tenemos que hacer referencia al tiempo que se tarda en hacer una tarea y, sobre todo, medirlo.

 

Medir el tiempo nos permite tomar conciencia de uno de nuestros recursos más preciados, centrarse en lo que es más importante y saber usarlo de forma más eficiente.

 

Poder medir la productividad y los rendimientos de los empleados es una de las tareas más importantes de las empresas.

 

¿Qué es lo que se debería medir?

  • Tiempo y trabajo dedicados realmente a trabajar.
  • Conocer en qué punto de productividad y rendimiento se encuentra tanto la empresa como los empleados, para así poder hacer mejoras.
  • Tomar conciencia en cómo se trabaja y cómo se gestiona el tiempo.

 

Sin entrar a valorar temas económicos, uno de los factores que contribuye decisivamente a disparar la productividad de las empresas es la buena motivación que tengan sus empleados.

 

Un trabajador motivado es más feliz, rinde más y su actitud positiva y proactiva se contagia al resto de la organización.

 

También, es necesario ir dejando de lado las viejas costumbres de cuantas más horas se trabaje más productivo se es porque se ha demostrado que esto es incorrecto, ya que esas horas deberían aportar un total rendimiento y no es así.

 

Por eso no sólo debemos medir, sino medir correctamente el rendimiento laboral.

Relación productividad-rendimiento

Existen distintos tipos de software en el mercado que te permiten medir la actividad laboral de las personas y decir qué parte de ese tiempo se ha dedicado a tareas productivas para la empresa.

 

Comparar datos de actividad y productividad es imposible sin antes definir el mapa de productividad, que para cada empresa es distinto.

 

Para realizar este mapa, la organización deberá:

  • Basarse en las aplicaciones o recursos que la organización considere productivos para el desarrollo de las tareas de trabajo.
  • Definir para cada grupo de trabajo o departamento las aplicaciones que se consideran productivas y las que no.

 

Una vez definido este mapa de productividad, la organización podrá conocer:

  • La gestión adecuada de los recursos.
  • Si las cargas de trabajo son equitativas, por individuo, área o departamento.
  • El buen uso de las herramientas que la organización pone a disposición de los empleados.
  • Si los niveles de productividad laboral son los deseados en personas, áreas y departamentos.

 

Conociendo el rendimiento y productividad de las personas (áreas y departamentos) se podrá identificar cuando un entorno laboral no es productivo y se aleja de los resultados esperados.

 

Además, se podrá concretar qué recursos se están desviando de las actividades productivas para la empresa.

 

Con todos esos datos, la empresa podrá:

  • Asignar mejor las tareas
  • Redistribuir esfuerzos
  • Cuantificar la productividad destinada a un proyecto

Evaluación del rendimiento: cómo mejorar la productividad

Valorar el desempeño de cada individuo dentro de cada organización es necesario para cumplir los objetivos, esta evaluación ha de ser: sistemática, periódica y debe apoyarse en una metodología.

 

Para ello existen herramientas en el mercado, como Workmeter, que están constantemente midiendo ese rendimiento y recogiendo los datos de manera automática.

 

Volviendo a los mapas de productividad, cada empresa e incluso cada departamento tendrán su propio mapa donde se definirán las herramientas que son productivas para ese departamento y que, no necesariamente, son productivas para otro.

 

Tener bien configurado este mapa de productividad es necesario para las siguientes acciones:

  • Conocer el grado de productividad de la compañía: definiendo qué aplicaciones son necesarias y cuáles no.
  • Dotar de realismo a los indicadores obtenidos: hay que ser específicos en la definición del mapa de productividad.

 

Después de implantar herramientas de productividad se ha comprobado que la actividad baja, pero la productividad aumenta. Los empleados permanecen menos tiempo en la oficina, pero el tiempo que lo hacen tiene mejor rendimiento.

Modelos de evaluación del rendimiento laboral

Para poder evaluar el rendimiento laboral de un individuo o un grupo hace falta ser realista en los planteamientos y contar además con una herramienta que nos permita obtener datos objetivos.

 

Definir un perfil óptimo para la empresa que se compare con los datos reales de los empleados podría ser la solución para llegar a las metas establecidas.

 

Así con este perfil se puede confeccionar, ajustar y proponer un plan de mejora que ayude a cada individuo a llegar a sus metas y a las de organización, aunque finalmente quede en manos de la empresa el tomar las acciones adecuadas.

 

El objetivo es implantar un sistema de mejora continua para que los valores reales se acerquen cada vez más a los valores deseados.

 

Otro de los factores que afectan a la baja productividad en las empresas, es que la dirección  todavía no ha tomado conciencia de que trabajar bien no es trabajar muchas horas.

 

Un trabajo de calidad es el que se obtiene cuando te dedicas, principalmente, a aquellas cosas que son verdaderamente productivas para ti y tu organización.

 

Para exigir a un individuo que rinda al máximo y que su desempeño sea el máximo, es necesario que conozca en profundidad las tareas que componen su trabajo dentro de la organización.

 

Por eso, una gestión responsable de recursos humanos debería conocer:

  • El grupo de categorías en las que trabajan las personas, facilitando así la identificación de las herramientas que son prioritarias para su puesto de trabajo.
  • Cómo trabajan y en qué trabajan para gestionar adecuadamente a las personas.
  • Los datos reales que nos informen de su día a día, así se sabrán las cargas de trabajo para poder redefinir tareas con el fin de optimizar los recursos.

Factores internos que afectan al rendimiento laboral

El rendimiento de un empleado está íntimamente relacionado con otras variables, muchas de las cuales dependen directamente de la empresa. Para que esta persona logre un buen rendimiento es necesario que:

  • Desempeñe unas funciones para las que esté preparada.
  • Realice tareas a su alcance.
  • Conozca en todo momento cuál es su cometido dentro de la organización
  • No tenga duda acerca de sus objetivos.

 

Los factores externos provienen directamente de la organización y son los siguientes:

  1. El liderazgo de la dirección: constituye un punto fundamental ya que aporta motivación al empleado, le da confianza y le permite ser más productivo.

 

El buen liderazgo necesita apoyarse en una organización adecuada y usar las formas idóneas de trabajar y comunicarse. Desde la dirección debe procurarse un ambiente de trabajo limpio y sin interrupciones (los llamados ladrones del tiempo).

  1. La estructura organizativa: influye en gran medida en los trabajadores y por eso la empresa debe dejar claras las funciones de cada persona. Hay que delimitar tareas y responsabilidades, evitando las sobrecargas que mermen la productividad y la confianza, causas de insatisfacción en la plantilla.
  2. La cultura de empresa: imprime en sus trabajadores valores y formas de entender el trabajo. Favorecer ambientes de trabajo agradables, organizar actividades lúdicas y de ocio, etc.

La gestión por competencias. Ventajas

El modelo de gestión por competencias se basa en unas premisas que toda empresa debe tener en cuenta a la hora de ponerlo en marcha:

  • Idoneidad de perfiles: la empresa deberá buscar la persona adecuada con las competencias necesarias para adaptarse al perfil requerido.
  • Evolución de competencias: las personas siempre continúan adquiriendo y desarrollando nuevas competencias, es la empresa la que debe dar la oportunidad a las personas para que adquieran esas competencias

 

¿Qué competencias pueden ser desarrolladas para un trabajo? Desde el don de mando y saber tomar decisiones de un supervisor hasta saber gestionar a un equipo del responsable de grupo y atención al detalle o empatía en la atención al cliente.

 

La implantación del modelo de gestión por competencias tiene los siguientes beneficios:

  • Equipos de trabajo más eficientes. Se deben definir las competencias generales que debe tener cada equipo para el desarrollo de su función.
  • Información objetiva. Para que los resultados sean óptimos, la gestión del desempeño debe hacerse, en la medida de lo posible, en base a datos medibles y objetivos y no sólo basada en la observación.
  • Objetivos bien definidos. A la hora de establecer los objetivos dentro de la organización hay que asegurarse de que estos sean cuantitativos, medibles y realizables.
  • Optimización de los resultados individuales y por equipos. El modelo de competencias permite el incremento de la productividad englobado en un sistema de mejora continua
  • Optimización del entorno tecnológico. Cada puesto requiere de unas determinadas competencias tecnológicas.

Inversión en capital humano y retención del talento

La rotación de personal no sólo tiene un coste cuantitativo y económico (gastos de retiro y reemplazo), sino también de tipo cualitativo y tangible (costes en las relaciones personales o de la imagen corporativa). Para evitarlo se deben:

  • Definir muy bien el perfil de cada puesto de trabajo.
  • Mejorar la selección de personal.
  • Invertir en capital humano.
  • Fomentar el desarrollo de nuevas competencias.
  • Retener el talento.

 

Otros factores que evitan la alta rotación del personal son la implantación de modelos de flexibilización y conciliación laboral, medidas que se reflejan en un elevado nivel de motivación y, por consiguiente, en una mejora del rendimiento y de la productividad.

 

El clima en la organización también influye en los individuos, en sus relaciones y, por supuesto, en sus resultados.

 

Un entorno ideal debería ser aquel que valore el talento, el esfuerzo, el aprendizaje y la mejora continua.

 

Que fomente el trabajo en equipo y que se implique en la motivación del personal.

 

Hay que ser capaz de escuchar y atender al trabajador en sus opiniones y demandas.

 

Los trabajadores así valorados y tenidos en cuenta de esta forma tienen ganas de aprender, están motivados, están más dispuestos a esforzarse y presentan una actitud positiva que al final se acaba reflejando dentro de la organización.

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