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Eficiencia empresarial: cómo conseguirla para tu negocio

15 noviembre 2017 · eficiencia empresa productividad
eficiencia en la empresa

La eficiencia empresarial se puede definir como la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado, pero adaptado a términos empresariales sería la oportunidad de conseguir un objetivo.

 

¿Qué objetivo tiene una empresa? Desde obtener más clientes on y off line, hasta llegar a un volumen determinado de ventas, realizar la promoción de un nuevo producto o instalarse en cierto nicho de mercado.

Productividad y eficiencia empresarial en España

Según algunas fuentes consultadas (El Pais), nuestro país está a la cola en productividad empresarial, hecho que contrasta con la cantidad de horas que pasan los españoles de media en la oficina (de las más altas de Europa), ¿por qué pasa esto?

 

La respuesta es bien sencilla, basta con analizar uno de los factores clave a tener en cuenta cuando medimos la productividad dentro de una empresa: el presentismo.

 

Esta nueva tendencia, contraria por completo al absentismo, consiste en permanecer horas y horas en la oficina sin tener un aprovechamiento real del tiempo ni mejora de la calidad de la actividad que se realiza.

 

Se entiende que el fin de este comportamiento por parte del trabajador es conseguir más visibilidad en la empresa o hacer ver a los jefes que estás ahí y que pueden contar contigo en ese momento.

 

Por consiguiente, parte del peso de la eficiencia de una empresa recae sobre los trabajadores y su rendimiento en el trabajo.

Cómo reconocer una empresa eficiente

Las empresas eficientes se pueden reconocer por los siguientes puntos:

  • Capacidad para crear valor y generar riqueza.
  • Tener claros los objetivos y planes ad-hoc para conseguirlos.
  • Conocimiento de las necesidades de sus clientes.
  • Planes de desarrollo y mejora continua en la actividad diaria.
  • Motivar a los trabajadores a través de la promoción del desarrollo profesional.
  • Conseguir la felicidad laboral mediante beneficios sociales, buen ambiente o flexibilidad horaria.

 

Alcanzados estos puntos, la clave está en mantenerlos y seguir mejorando con el compromiso de todas las partes implicadas.

Retos por parte de la empresa

La empresa se enfrenta a diversos retos para aumentar la eficiencia, como pueden ser establecer procesos de gestión y de mejora continua definiendo criterios de productividad, detectar las malas prácticas sobre cómo se consume el tiempo o identificar las principales métricas donde se establezca la distribución del tiempo.

 

En consecuencia, estaremos actuando sobre la estructura de la empresa a fin de garantizarnos un mayor acierto estratégico, fomentar la innovación en productos o servicios, propiciar el cambio interno, mejorar la calidad de servicio al cliente, mayor eficiencia operativa, adaptación a los cambios del mercado y mayor eficacia comercial.

Retos por parte del trabajador

Anteriormente comentábamos que las personas eran una parte esencial de la empresa y por tanto las políticas que se implanten en ella deben poner el foco en las mismas, pues serán esas personas quienes determinen el futuro del negocio.

 

Pero a qué retos se enfrenta el trabajador para lograr sumar en positivo a la empresa, pues principalmente a interrupciones, paradas para fumar, multitareas (al final no se termina ninguna) o un mal uso del correo electrónico y el Internet de la empresa.

Puesta en marcha del proyecto de eficiencia empresarial

Hay que tener en cuenta ciertos aspectos para desarrollar un proyecto de este tipo:

  • Alineación de las personas con la visión, misión y valores de la organización para fortalecer el vínculo que éste tiene con la empresa y así lograr un aumento del rendimiento.
  • Seguimiento de las políticas de desempeño para que se controle el impacto en la organización.
  • Adecuar los sistemas directivos y la gestión de equipos por objetivos para seguir una misma línea que garantice la consecución de resultados.
  • Evaluar la aportación de valor de las personas y su grado de alineación con las metas fijadas.
  • Ajuste de la asignación de responsabilidades para asegurar estructuras organizativas ágiles que respondan a los retos del negocio de forma proactiva.
  • Análisis de las mejoras implementadas y su efecto sobre la motivación de los empleados.

 

Con las pautas mencionadas en el párrafo anterior, se pueden establecer unos puntos comunes para un proyecto de eficiencia empresarial:

  1. Arranque: comunicación a jefes, empleados, a todas las personas involucradas. y despliegue.
  2. Formación: formar e informar en base a la estructura jerárquica de la empresa.
  3. Corresponsabilidad: análisis de jefes e individuos sobre tiempos y dedicaciones.
  4. Optimización: ajuste de los datos y desviaciones. Planes de mejora y acción.
  5. Modernización: objetivos, excelencia y flexibilidad.

Qué debemos medir

Todo proyecto o plan que se implemente en una organización y que afecte a todas las ramas de la jerarquía debe poder medirse.

 

Estos indicadores de eficiencia empresarial permiten evaluar el grado de consecución de los objetivos estratégicos que hemos definido.

 

La finalidad de estas mediciones es detectar si los comportamientos individuales o de los equipos de trabajo están alineados con los objetivos estratégicos de la organización, en términos de actividad y productividad.

 

Dicho esto, algunos de los indicadores que debemos tomar en consideración son los siguientes:

  • La actividad de cada empleado o grupo de trabajo: con este indicador estamos reflejando qué hace cada trabajador desde que entra hasta que sale de su puesto de trabajo.
  • La productividad de cada empleado o grupo de trabajo: este KPI evalúa la proporción de tiempo que se ha dedicado a actividades que la empresa considera productiva durante el tiempo que permanece en el lugar de trabajo, dentro del horario laboral.
  • Tiempos dedicados a las aplicaciones: listado y tiempo de uso de las aplicaciones que se usan dentro de la organización.
  • El foco: tiempo que se trabaja con una aplicación de forma ininterrumpida, también tiene en cuenta el tiempo que pasa entre el uso de una aplicación y otra.

Conclusión

La eficiencia empresarial es un objetivo que tienen que abordar tanto la organización como los propios trabajadores, pero es necesario de un plan para su implementación y basarse en datos objetivos.

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